Benutzungsantrag

Die Existenz des Archivs wird - letztlich ausschließlich - durch die Benutzung legitimiert, und die Anträge belegen diese. Doch die bürokratische Selbstlegitimation ist nur ein Nebenaspekt. Vor allem weisen Sie mit Ihren Angaben Ihr "berechtigtes Interesse" an der Archivnutzung nach, wie es die Archivgesetze fordern. Sei dieses "berechtigte Interesse" nun wissenschaftlicher, kommerzieller, genealogischer Art, oder diene es der Wahrung persönlicher Rechte - alle diese Motive werden anerkannt. Die Angabe des Recherchethemas dient zur Prüfung, ob es sich um eine wissenschaftliche, private oder etwa kommerzielle Nutzung handelt, was eventuell Gebühren nach sich zöge. Bei wissenschaftlichen Arbeiten kann der Archivar am Thema ersehen, ob jemand anderes in letzter Zeit mit denselben Quellen gearbeitet hat, und so vor wissenschaftlichen Kollisionen warnen, oder er kann abschätzen, wo weitere einschlägige Quellen zu finden wären. Die Angaben zum Untersuchungszeitraum dienen als Signal, ob das Archivpersonal etwa auf Sperrfristen achten muss.

Nicht unerheblich ist auch die Plausibilität des Benutzungswunsches im Ganzen. So abseitig es klingen mag, aber es sind wirklich schon Leute mit Pseudo-Forschungsthemen in Archiven erschienen, um alte Briefmarken, prä-philatelistische Poststempel, so genannte "Schnörkelbriefe" oder Pergamenturkunden mit dekorativen Siegeln zu stehlen.

Wenn Sie ein bestimmtes Archiv zum ersten Mal aufsuchen und dort nicht persönlich bekannt sind, sollten Sie ein Personaldokument mitbringen, um sich ausweisen zu können. 

Selbstverständlich gibt kein Archiv die erhobenen Daten weiter.