Die archivischen Find-Hilfsmittel

Zwei Wege der Recherche

Bei der Recherche in den archivischen Findmitteln führen zwei verschiedene Pfade zum Ziel. Der eine geht von der Struktur aus, der andere - sofern möglich - von der Volltextrecherche.

Auf dem Weg über die Struktur ermitteln Sie systematisch. Wie ein Detektiv kombinieren Sie sozusagen vom Stamm über den Ast und den Zweig bis hin zum Blatt. Systematische Recherchen sind in analogen wie in digital präsentierten Findmitteln möglich. Die Volltextrecherche dagegen setzt ein digitales Medium voraus. Eine analoge Textrecherchefunktion bieten gute Findbücher mit ihren Indices der Personen und Orte; doch die kombinierte Suche nach Orten, Personen und sachlichen Schlagworten braucht zwingend die elektronische Umgebung.

Es ist ratsam, wenn möglich beide Pfade zu beschreiten: Den systematischen wegen immer vorhandener Unsicherheiten bei der Schlagworteingabe - nehmen Sie zum Beispiel Aktentitel mit den Einträgen „Gregor Straßer“ / „Strasser“ / „abtrünnige Nationalsozialisten“ ohne Namen. Die Volltextsuche empfiehlt sich wegen der immer gegebenen Unwägbarkeit, dass an ganz unvermuteter Stelle im Archiv oder im Bestand interessantes Material auftauchen könnte.

Gesamtübersicht über die Bestände

Ein "Bestand" im Archiv ist die Überlieferung (von bleibendem Wert), die von einer bestimmten funktionell und zeitlich abgegrenzten Organisationseinheit stammt. Folglich gibt die Beständeübersicht einen Überblick darüber, woher das Archiv seine Archivalien hat; diese Herkunft erlaubt erste Schlüsse, welche Formen und Inhalte zu erwarten sind. Jedes gut geführte und ausgestattete Archiv präsentiert die Übersicht über seine Bestände mittlerweile im Internet.

Beispiele für "Bestände", jeweils noch zeitlich eingegrenzt, sind: "Kultusministerium", "Bezirksamt Wolfach", "Reichsstädtischer Rat", "Werft Bremer Vulkan", "SA-Gruppe Kurpfalz", "Nachlass Rudolf Ditzen" oder auch "Technische Pläne III: Patentschriften".

Findbuch

Das Findbuch beschreibt einen Bestand. Grundeinheit im Findbuch ist die - entsprechend einer Klassifikation - platzierte einzelne Akte (analog auch der Band, die Karte, die Konstruktionszeichnung, das Foto - ggf. gruppenweise, z.B. als Fotoalbum oder thematische Gruppe "5 Luftaufnahmen des Neubaugebiets Flurgewann 1960-69").

Die einzelne Akte wird im Findbuch mit folgenden Merkmalen beschrieben:

a) Titel, das ist der kurze und alles umfassende Betreff à la "Finanzierung des Rathausneubaus" oder "Maßnahmen zur Verhütung erbkranken Nachwuchses", bei Personalakten einfach "Katharina Blum".

b) Enthält- und Darin-Vermerke beschreiben, soweit nötig, den Inhalt näher, nennen vorkommende (wesentliche) Personen und Orte, weisen auf Besonderheiten hin.

c) Die Laufzeit gibt an, von wann bis wann die Akte gebildet, also mit Inhalt gefüllt wurde. Unerheblich ist hier, auf welchen Zeitraum sie sich bezieht. Eine Akte "Planungen zum Rhein-Main-Donau-Kanal" mag zwar Wissenswertes über die Fossa Carolina enthalten, ihre Laufzeit beginnt deshalb nicht mit Karl dem Großen (derlei Angaben gehören ggf. in den Titel oder den Enthält-Vermerk).

d) Die Einheit oder Größenordnung lautet z.B. "1 Faszikel", "1 Band", "3 cm" [dick], "8 Blatt" oder ähnlich.

e) Die eindeutige Bestellnummer der Akte sollte man nicht verwechseln mit der ebenfalls häufig vergebenen Ordnungsnummer des Stücks im Findbuch. Diese Bestellnummer gehört auch in die korrekte Zitation nach dem Schema Archiv / Bestandskürzel / Bestellnummer (ggf. weiter Blatt oder Seite oder Datierung). Beispiele: "Landeshauptarchiv Koblenz / Bestand 64 / Urkunde 22" oder „Landesarchiv Speyer / G 2 / Nr. 634“.

Inventar

Ein Inventar gleicht dem Findbuch, ist aber eher zum Druck oder für das Internet, jedenfalls für eine breite Öffentlichkeit bestimmt. Gesamtinventare beschreiben die Bestände eines Archivs ausführlich, einschließlich Behördengeschichte und Angaben zu andernorts liegenden einschlägigen Quellen. Sachthematische Inventare filtern quer durch mehrere Bestände eines Archivs oder auch durch mehrere Archive alle Akten und anderen Grundeinheiten zum Thema heraus, z.B. den Aspekt "Technikgeschichte".

Das Landesarchiv Baden-Württemberg hat in einer Art gattungsthematischem Inventar zusammengestellt, welche elektronischen Archivalien es anbietet. https://www.landesarchiv-bw.de/de/recherche/rechercheratgeber/57652 und

Online-Findmittel

Ins Internet sind bislang vor allem Beständeübersichten und Inventare gelangt. Das Einstellen detaillierter Findbücher ins Netz wird in Fachkreisen kontrovers bewertet, vor allem entlang der Frage, ob man so unter Umständen schutzwürdige Informationen unkontrolliert preisgibt. Viele Findbücher verweisen in Teilen auf Archivgut, das noch einer Sperrfrist unterliegt; und selbst wenn Sperrfristen abgelaufen sind, möchte die Archivleitung wenigstens mitbekommen, wer da ein berechtigtes Interesse haben mag, die Tatsache "Gerichtsverfahren gegen Manni Mustermann wegen Konkursbetrugs, 1978" zu erfahren. Doch bei allen älteren Beständen laufen solche Bedenken ins Leere, und so stellen zahlreiche, vor allem größere Archive wie das Bundesarchiv und die meisten Landesarchive elektronische Findmittel von wachsendem Umfang ins Netz (siehe Literatur, Archivportale und Beispielrecherchen). Mustergültig tut das z.B. das Carl Zeiss Archiv in Jena, wie obige Abbildung zeigt.