Gebühren, Reproduktionsgenehmigung und Belegexemplar
Die persönliche Nutzung von Archiven für wissenschaftliche oder persönliche Zwecke ist zur Zeit (noch) überwiegend kostenfrei - sofern die gleichermaßen bürgerfeindliche wie unsinnige Idee, Eintrittsgebühren zu erheben, sich nicht noch weiter ausbreitet (siehe Abschnitt "Benutzung"). Private Archive werden Ihnen vielleicht die Einsicht verweigern, doch im anderen Fall für die Nutzung kein Geld abknöpfen. Auslagen müssen Sie selbstverständlich überall übernehmen, etwa wenn Sie Kopien oder Reproduktionen von Fotos bestellen. Deren Höhe richtet sich üblicherweise (auch in anderen als den Staatsarchiven) nach den Sätzen der jeweiligen Landesverwaltung und steht auf einem Merkblatt aufgelistet, das Sie in solchen Fällen in die Hand gedrückt bekommen. Manche Archive bieten an, Recherchen für Leute zu übernehmen, die wegen der Entfernung ihres Wohnorts schwerlich selbst vorbeikommen können. Typischerweise handelt es sich dabei um genealogische Anfragen aus den USA, und bevor die Archivarin ins Magazin geht und nachforscht, schickt sie dem Interessenten die Gebührenliste mit den Stundensätzen zu. Zudem bieten freischaffende Historiker seit einigen Jahren auf dem wachsenden Dienstleistungsmarkt an, Archivrecherchen zu übernehmen.
Sofern Sie Archivalien jeder Art, also neben Fotos auch Postkarten, Zeichnungen, Pläne, Zeitungen, Textauszüge oder was immer, in einer Publikation reproduzieren (lassen) möchten, benötigen Sie dafür eine Genehmigung, die im Fall von Dissertationen, heimatgeschichtlichen Werken und dergleichen nichts, bei kommerziellen Produkten den je hausüblichen Satz kostet. Die kommerzielle Nutzung, also wenn jemand mit Reproduktionen von Archivalien oder den Ergebnissen seiner Archivrecherche Geld verdient, führt in einen Grenzbereich, in dem die Regeln von Archiv zu Archiv verschieden ausfallen: Manche nehmen Gebühren schon für die Leistungen im Lesesaal, andere erst für die Reproduktion, wobei die Gebührenhöhe je nach Auflage, Bildgröße usw. schwankt.
Mit Ihrer Unterschrift auf dem Benutzungsantrag verpflichten Sie sich, dem Archiv unentgeltlich ein Belegexemplar zukommen zu lassen, sofern Ihre Veröffentlichung "in wesentlichen Teilen" (oder ähnlich formuliert) auf Material dieses Archivs gründet. Betrachten Sie diese Verpflichtung getrost als Bitte. Erstens wird kein Archiv systematisch verfolgen, welche aus seinen Beständen heraus gewonnenen Erkenntnisse wann und wo veröffentlicht werden. Zweitens wird kein Archiv einen Gerichtsprozess anstrengen, wenn Sie ihm ein Buch zum Ladenpreis von durchschnittlich 36 Euro oder gar einen Aufsatz vorenthalten. Lassen Sie sich also bitte in der Frage "Belegexemplar" von Erwägungen der Art leiten, dass Sie im Archiv kostenfreie Leistungen erhalten haben, dass der Etat für die Dienstbibliothek auch in Archiven schmilzt und dass Ihr Werk so den Kreis seiner Öffentlichkeit ein Stück erweitert.