An was und wie arbeiten Archivarinnen und Archivare?

Der folgende Abschnitt soll Ihnen eine Vorstellung darüber vermitteln, was Sie als Benutzer in einem Archiv geboten bekommen und was Sie nicht erwarten dürfen.

In der Öffentlichkeit wahrgenommen werden Archivare, wenn sie sich als Historiker betätigen, wenn sie Ausstellungen organisieren, Quelleneditionen und landesgeschichtliche Werke herausgeben oder auf Tagungen referieren. Die so genannten "archivischen Kernaufgaben" hingegen erledigen Archivarinnen und Archivare hinter den Kulissen, wenn nicht ganz im Verborgenen, und Anerkennung erwerben sie damit allenfalls bei nachgeborenen Fachkollegen. Diese Randständigkeit archivischer Grundlagentätigkeiten liegt angeblich darin begründet, dass sie so sterbenslangweilig seien und niemanden interessierten. Was allenfalls die halbe Wahrheit ist.  

Analytisch zerfallen die "archivischen Kernaufgaben" in vier große Blöcke: Übernahme, Erhaltung, Erschließung und Benutzung.  

Übernahme

Zuerst muss der Archivar mehr oder weniger große Aktenmassen in kurzer Zeit sichten und all das der Vernichtung anheim geben - auf archivarsdeutsch "kassieren" -, was keinen bleibenden Wert besitzt, umgekehrt die Dokumente zur Übernahme vormerken, die er zur dauernden Aufbewahrung im Archiv bestimmt. Dieser "Bewertung" genannte Vorgang dürfte die verantwortungsvollste und schwierigste Aufgabe im archivischen Arbeitsspektrum sein, ein ständiges Segeln zwischen Scylla und Charybdis. Einerseits sind Kassationsentscheidungen irreversibel, andererseits wirken sich Übernahmeentscheidungen additiv auf Kosten und weiteren Arbeitsanfall aus, denn die belegte Regalfläche im Magazin wird immer nur größer, nie kleiner. Aus archivarischer Bewertung resultiert die zukünftige Quellenlage, das heißt konkret, was die Archivarin kassiert, das verschwindet auf ewig im Vergessen, und was sie übernimmt, das prägt spätere Geschichtsbilder.

Übernahmen ins Archiv bilden eine zeitlich nie abreißende Kette. Einem verbreiteten Irrtum zufolge fahndet der Archivar, wenn er zur Bewertung in die Abteilung oder ins Amt kommt, nach allem "Alten". Meine Standardantwort darauf lautet, es gebe nichts Relativeres als Alter; eine Aktennotiz, die Sie heute schreiben, wäre anno 2525 uralt. Also kommt es entscheidend darauf an, dass sie wichtig genug ist, um bis dahin aufbewahrt zu werden.

Nun besteht eine große Teilmenge aller zu bewertenden Unterlagen, auch der "alten", aus unzweifelhaft überflüssigem Müll, der nie wieder irgend jemanden interessiert haben würde. Eine deutlich kleinere Teilmenge ist offensichtlich archivwürdig. Die Schnittmenge aus diesen beiden, der spannende Teil, bleibt dem auch nur konsensfähigen, geschweige denn objektiven Urteil enthoben. Bedauerlicherweise stellen Archivare ihre konkreten Bewertungsentscheidungen nie, deren allgemeine Grundsätze in jüngster Zeit immerhin häufiger zur öffentlichen Diskussion; was gewiss mit dem Zeitdruck zusammenhängt, aber ebenso gewiss auch mit der Scheu, sich dabei in die Karten gucken zu lassen.

Um die Relationen zu quantifizieren: Vom modernen, nach 1948 entstandenen Verwaltungsschriftgut werden zwischen drei und zehn, im Mittel wohl um die fünf Prozent übernommen. Alles andere verarbeitet der Reißwolf. 

Eine Totalarchivierung, wie sie aus Kreisen der Forschung bisweilen gefordert wird, kommt aus zwei Gründen nicht in Frage.

Erstens würden die Magazine sofort aus allen Nähten platzen. Ein Landes-/Staatsarchiv verwahrt derzeit zwischen 20 000 und 40 000 Regal- oder "laufende" Meter Archivgut (d.h. alle Unterlagen in den Magazinregalen ergäben, nebeneinander gestellt, eine Strecke von 20 bis 40 Kilometern), ein mittleres Stadtarchiv 2000 bis 5000 Regalmeter. Bei kompletter Übernahme allen abzugebenden Materials würden sich diese Bestände binnen vier bis fünf Jahren verdoppeln, in weiteren acht bis zehn Jahren auf das vierfache des aktuellen Stands anschwellen. Wer sollte solche Lagerkapazitäten bezahlen?!  

Zweitens ermöglicht erst die Kassation des Überflüssigen das nachfolgende Strukturieren und Erfassen der Bestände im Archiv. Zugespitzt gesagt: Bei einer Totalübernahme wäre zwar noch alles da, aber darin würde niemand mehr etwas finden. Die Archivare bringen die Dokumente in eine Ordnung, die so schön nie zuvor bestanden hat.  

Erhaltung

Die Bestandserhaltung, auf der anderen Seite derselben Medaille die Zerstörung von Archivgut, wird bemerkenswerter Weise unter den selten von Massenmedien aufgegriffenen Archivthemen am häufigsten popularisiert - vermutlich, weil es neben Archivalien auch Bücher trifft. Die saure Eisengallustinte frisst Löcher in die Viertelnoten von Johann Sebastian Bachs Handschriften; wie können die Romanmanuskripte von Theodor Storm vor dem endogenen Papiersäurefraß gerettet werden; und dergleichen mehr.

Auf die verschiedenen präventiven und Reparaturmaßnahmen an bedrohtem Archivgut näher einzugehen, würde in diesem Rahmen zu weit führen, zumal es Sie als Nutzer unmittelbar allenfalls insofern betrifft, als man Ihnen die Einsicht in gefährdetes Schriftgut verwehren, Sie gegebenenfalls auf Ersatzkopien verweisen kann. Mittelbar dürfte die Bestandserhaltung den Nutzungsbereich erheblich stärker betreffen, da sie eine Menge Arbeitskraft bindet, angefangen mit dem Entmetallisieren. Wer vorhat, archivwürdiges Schriftgut zu schaffen, sollte bei jeder Heftklammer, die er ins Papier schießt, bedenken, dass womöglich eines Tages ein bedauernswerter Archivmitarbeiter diese Heftklammer wieder herauspfriemeln muss.

So lange niemand weiß, was drinsteckt, sind die schönsten alten Unterlagen nur ein nichts sagender Haufen Altpapier. Der dritte Hauptblock archivischer Arbeit besteht also darin, das Archivgut zu klassifizieren und dann so genannte Repertorien oder Findmittel zu erstellen. Dabei handelt es sich um eine Art Kombination zwischen Zusammenfassung und Inhaltsangabe, die nach bestimmten fachspezifischen Regeln erfolgt, entfernt verwandt z.B. mit dem dokumentarischen "abstract". Die Findmittel dienen dem Ermitteln von Archivalien, in denen man Antworten auf die jeweilige Fragestellung erwarten darf. 

Teilweise handelt es sich um wahre Find-Hilfsmittel wie Übergabelisten, bisweilen sind Repertorien in Gebrauch, die Archivare im 19. oder gar 18. Jahrhundert geschrieben haben. Aus dieser Erfahrung - der Brauchbarkeit uralter Findbücher - rührt die archivarische Vorliebe für Papierausdrucke selbst von solchen Findmitteln, die als Datenbank vorliegen: Der Ausdruck wird voraussichtlich auch im Jahr 2208 noch zu gebrauchen sein, wenn sich jede heutige Datenbank einschließlich ihrer konvertierten und Nachfolgeversionen ins elektronische Nichts aufgelöst haben wird. Umgekehrt resultiert daraus eine gewisse Scheu, die ohnehin geringe Zeit, das wenige Personal für das Erstellen von Online-Findmitteln aufzuwenden - was ja immer einen zusätzlichen Schritt bedeutet -, wiewohl über deren Nützlich- wie Wünschbarkeit kein ernsthafter Dissens besteht.

Benutzung

Die Nutzung des Archivguts erfolgt persönlich im Lesesaal. Archivalien werden nach ehernem Grundsatz niemals im Original aus dem Haus gegeben.  

Doch bevor Sie selbst ein bestimmtes Archiv aufsuchen und eine unter Umständen weite Anreise auf sich nehmen, sollten Sie abklären, ob dort Quellen für Ihre Fragestellung liegen, wenn ja, von welcher Art und wie umfänglich die sind. Bei der Kontaktaufnahme werden Sie den besten Erfolg erzielen, wenn Sie schriftlich anfragen, sei es per Postbrief, mit einem Fax oder durch E-Mail. Die Schriftform empfiehlt sich insofern, als die meisten Archive telefonische Anfragen nur unzureichend oder gar nicht beantworten (können) und Anrufer deshalb bitten werden zu schreiben, und zwar aus drei Gründen: Erstens sind Archive Behörden, und eine schriftliche Anfrage begründet einen "Vorgang", der im Archiv an die kompetente Mitarbeiterin zur Bearbeitung weitergereicht und am Ende zum Nachweis der eigenen Tätigkeit abgeheftet werden kann - niemand unterschätze den Legitimationsdruck von Archiven! Zweitens geht aus schriftlichen Anfragen nach aller Erfahrung klarer als am Telefon hervor, was genau die betreffende Person vom Archiv erwartet, welcher Fragestellung sie nachgeht. Bedenken Sie schließlich drittens, dass Ihre Anfrage Arbeit auslöst, und zwar je nach Begehr zwischen zwanzig Minuten und zwei Stunden. Deshalb herrscht, freilich eher unter der Hand, in den meisten Archiven die (auch in meinen Augen durchaus berechtigte) Auffassung: Wer sich nicht einmal die Mühe macht, sein Anliegen niederzuschreiben und abzuschicken, der verdient es auch nicht, dass ich als Archivar eine Stunde oder mehr Mühe daran setze - die anderen wichtigen Aufgaben abgeht.  

Die "Dienstleistung" der Archive für alle Nutzungs-Interessenten besteht zum einen in der Beratung, in Hinweisen auf Erfolg versprechende Bestände, gegebenenfalls auf andere Archive, in denen Sie fündig werden könnten, auch auf andere Forschungsliteratur zum Thema. Diese Beratung bekommen Sie immer, auch schriftlich auf entsprechende Anfrage, und Sie sollten sie auch intensiv abrufen. Wissenschaftliche Archivare haben sich wissenschaftlich üblicherweise als Historiker qualifiziert und stehen den Diskussionen des Fachs entsprechend nahe.  

Die "Dienstleistung" besteht zum zweiten in der Vorlage der Repertorien (Findmittel), mittels derer Sie Archivalien in den Lesesaal bestellen und vorgelegt bekommen.

In letzter Zeit müssen immer mehr insbesondere Kommunalarchive so genannte "Grund"- oder "Eintrittsgebühren" erheben, das bedeutet, Sie als Nutzer dürfen Ihr Anliegen erst dann vorbringen, wenn Sie einen bestimmten Geldbetrag auf die Anmeldetheke gelegt haben. Bitte verübeln Sie dies nicht dem Archivpersonal. Solche Gebühren entspringen leeren Kassen und der irrigen Auffassung der politisch Verantwortlichen, die Benutzung eines Archivs (das die Kommune als gesetzlich verankerte Pflichtaufgabe führen muss!) wäre das Gleiche wie ein Besuch im Freibad oder der Gang zum Zahnarzt. Hoffentlich klagt bald jemand erfolgreich gegen diese Gebühren.

Niemand käme auf die Idee, etwa bei einer Universitätsbibliothek anzurufen und darum zu bitten, eine Bibliothekarin möge doch alle vorhandenen Bücher über Raffael heraussuchen, daraus die Kapitel zur Sixtinischen Madonna kopieren und dem Anrufer zusenden. Das klingt absurd? Anfragen der Art "schicken Sie mir bitte alles, was Sie zum Thema Marshall-Plan, Hoover und Care haben" oder "ich schreibe eine Abschlussarbeit zur Geschichte der XYZ AG" (40 000 Mitarbeiter, besteht seit über 100 Jahren) - "könnten Sie mir das Material in Kopie zuschicken?" erreichen Archive recht häufig. Also ganz deutlich: Wie in Bibliotheken die Bücher, so bekommen Sie als Benutzerin in Archiven nur die Archivalien vorgelegt. Auswählen, lesen und sich ihre Gedanken darüber machen müssen Sie selbst. 

Apropos lesen: Wer Archivalien aus Zeiten vor 1900 bestellt, sollte die deutsche Schrift beherrschen (die allgemein etwas ungenau als "Sütterlin-Schrift" bekannt ist). Wie das Beispiel in Abschnitt "Wahrung persönlicher Rechte" zeigt, gibt es zwar immer wieder hilfreiche Menschen im Benutzerdienst, die bei schwer zu entziffernden Stellen helfen. Doch in der Regel wird Ihnen keine Archivarin die Quellen vorlesen - schon allein deshalb, weil sie das zwar aufgrund längerer Übung besser kann (oder wenigstens können sollte), aber natürlich selbst gehörige Mühe damit hat, etwa in knifflige Abkürzungen des 16. oder eine Konzeptkursive des 19. Jahrhunderts einzudringen. Besorgen sie sich also rechtzeitig einschlägige Hilfsmittel wie das "Brause Übungsheft Deutsche Schrift", erhältlich über den Bürobedarf- oder Schreibwarenhandel. Jedes fachlich geführte Archiv wird Ihnen auf Nachfrage gerne die gebräuchlichen Handbücher für die Auflösung von Abkürzungen und Siglen, für Zahlen, lateinische Rechtstermini usw. zur Verfügung stellen. (Siehe Literaturliste)

Exkurs: Online-Nutzung von Archivgut?

In letzter Zeit häufen sich Anfragen, die auf Online-Nutzung von Archivalien zielen. Die Fehlanzeige aus dem Archiv führt dann häufig zur erstaunt enttäuschten Nachfrage, weshalb das Archiv seine Akten nicht längst schon eingescannt habe? Ihre Nahrung erhalten derlei Erwartungen durch Werbeangebote gewisser Dienstleister: "Wir lösen alle Ihre Platz- und Suchprobleme, indem wir Ihre Unterlagen digitalisieren". Oder durch den Jahresbericht des sächsischen Landesrechnungshofs vom 9. Oktober 2003, der seine Inkompetenz bloßstellte, indem er die Staatsarchive aufforderte, ihre Bestände einzuscannen und anschließend die Originale zu vernichten. (Nachzulesen Jg. 2003, Beitrag Nr. 7, insbesondere Empfehlung 2.1.3.)

Die beiden Gründe, warum kein Archiv solches tun wird, seien kurz dargelegt. Erstens benötigt eine erfahrene Arbeitskraft zum Scannen von einem Regalmeter vergleichsweise homogener Akten (überwiegend gleiche Formate, wenige Heft- und Büroklammern, wenig dünnes Durchschlagpapier) eine Woche. Wohlgemerkt sind die Unterlagen dann als Bilder erfasst, ohne die Möglichkeit einer Volltextrecherche. Bei 200 Arbeitstagen im Jahr schafft die Person also 40 Regalmeter. Ein besseres Stadtarchiv mit seinen 4000 Regalmetern hätte demnach rechnerisch fünf Leute für jeweils zwanzig Jahre damit zu beschäftigen, das aktuell vorhandene Schriftgut zu digitalisieren - wenn in diesem Stadtarchiv überhaupt fünf Menschen arbeiten, dann ist es ganz gut besetzt. Oder: Die vier sächsischen Staatsarchive mit ihren 90 Kilometern an "stofflichen Originalen" müssten zusätzlich einhundert Angestellte für je 22 Jahre auf die Gehaltsliste setzen, ihre Personalstärke somit verdoppeln, nicht gerechnet dabei die Kosten für Computer, Scanner, Software, Arbeitsräume. Was würde der Rechnungshof wohl dazu sagen?!

Zweitens existiert kein geeignetes Speichermedium für elektronische Daten. Abgründe klaffen zwischen dem, was IT-Spezialisten unter "Langzeitarchivierung" verstehen, nämlich ein paar Monate, höchstens zehn Jahre, und der dauerhaften Aufbewahrung in Archiven. "Dauerhaft" bedeutet hier nämlich: bis ans Ende aller Tage. Versuchen Sie hingegen bloß - ich schweige von Schneider-PC, Commodore & Co - den Inhalt einer vor kaum 15 Jahren topaktuellen 5¼-Zoll-Diskette noch irgendwo gelesen zu bekommen. Eine ihrer Nachfolgerinnen im 3½-Zoll-Format, vor rund zwölf Wochen in Dienst gestellt, quittierte mir denselben gestern ohne Vorwarnung, ließ sich nicht einmal mehr neu formatieren. Bei Compact Discs beginnt das Vergammeln ("laser rot") je nach Qualität fünf bis 30 Jahre, nachdem die Scheibe den Hersteller verlassen hat.

Halbwertzeiten in der Informationstechnologie währen bekanntlich kurz. In musealen Rechenzentren müsste man permanent gigantische Datenberge in neue Systemgenerationen migrieren, wobei jedes Mal unweigerlich ein paar Daten verloren gingen. Die Alternative gründet sich unter dem Schlagwort "Emulation" auf die prekäre Hoffnung, künftige Rechnermodelle auf der Basis von Laser-, Flüssigkristall- oder Werweißwas-Chips ließen sich vorgaukeln, sie seien ein 286er Gerät und könnten MS-DOS in der Version 3.0 verarbeiten.

Was bliebe, wenn Sie die Datenbank der gescannten und dann geschredderten Akten "Kreisgericht Meißen 1953" anklicken würden, und der Bildschirm verkündete: "Zugriff auf die angegebene Quelle nicht möglich. Datenträger unbrauchbar"?  

So wird die Digitalisierung auch künftig auf absolut gesehen zahlreiche, im Verhältnis zum Umfang von Archivgut aber doch nur wenige ausgewählte Stücke beschränkt bleiben, wie zum Beispiel Urkunden mit Ersterwähnungen von Ortschaften auf der Internetseite des Staatsarchivs Münster oder Dokumente des Albert-Einstein-Archivs in Jerusalem oder Urkunden niederösterreichischer Klöster.

Als weltweites Pilotprojekt ließ das spanische Bildungs- und Kulturministerium in Kooperation mit IBM zwischen 1986 und 2002 die 43 000 Faszikel des Kolonialarchivs "Archivo General de Indias" in Sevilla zu 10 Millionen Bildern einscannen. Diese Pilotfunktion übernahm in Deutschland das Stadtarchiv Duderstadt, dessen ältere Bestände (bis 1650) zwischen 1996 und 1999 in Zusammenarbeit mit dem Max-Planck-Institut für Geschichte in Göttingen digital kopiert wurden. Im Zentrum der Digitalisierungsaktion standen die in Duderstadt recht komplett überlieferten Amtsbuchserien, insbesondere Kämmereirechnungen, Ratsprotokolle, Steuerbücher und der schriftliche Niederschlag der freiwilligen Gerichtsbarkeit. (Siehe hier)

Die Scan-Vorlagen bleiben selbstverständlich erhalten, und sie werden ihre digitalen Kopien zum Nutzen künftiger Generationen lang überdauern.